In diesem Artikel wird erklärt, was eine Nutzungsentschädigung ist, wann sie berechnet wird und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind.
Was ist eine Nutzungsentschädigung?
Eine Nutzungsentschädigung kann anfallen, wenn zum Leasingende keine Information über die Rückgabe oder Übernahme des Leasingrads vorliegt.
Die Möglichkeit zur Berechnung einer Nutzungsentschädigung wurde im Dienstleistungsvertrag zwischen Bikeleasing und dem Arbeitgeber sowie im Rahmenleasingvertrag zwischen Arbeitgeber und Leasinggesellschaft vereinbart.
Auf diese Regelung wird zudem in der letzten Erinnerungs-E-Mail vor Leasingende hingewiesen.
Wann und wie wird eine Nutzungsentschädigung berechnet?
Eine Nutzungsentschädigung wird berechnet, wenn nach Ablauf der Leasinglaufzeit keine Information darüber vorliegt, ob das Leasingrad übernommen oder zurückgegeben wurde.
Beispiel
- Vertragsende: 31.10.2025
- Ende des ersten überzogenen Monats: 30.11.2025
- Rechnungsstellung: spätestens bis zum 10.12.2025
Die Nutzungsentschädigung wird rückwirkend für den Zeitraum vom 01.11.2025 bis 30.11.2025 berechnet.
Wie hoch ist die Nutzungsentschädigung?
Wer erhält die Rechnung und wer ist für die Zahlung verantwortlich?
Die Nutzungsentschädigung wird dem Arbeitgeber als Leasingnehmer in Rechnung gestellt.
- Die Rechnung wird per E-Mail an den im Portal hinterlegten primären Ansprechpartner des Unternehmens versendet und ist sofort und ohne Abzug zu begleichen.
- Sollte innerhalb der vorgegebenen Frist kein Zahlungseingang verzeichnet werden, leiten wir unseren regulären Mahnungsprozess ein. Hierdurch können weitere Kosten entstehen.
- Ob und wie die Kosten anschließend intern zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt werden, liegt außerhalb des Einflussbereichs des Bikeleasing-Service.
Wann endet die Berechnung?
Die Nutzungsentschädigung wird monatlich berechnet, bis uns eine eindeutige Information über den Verbleib des Leasingrads vorliegt, beispielsweise durch:
- Rückgabe des Leasingrads bei einem Bikeleasing-Partnerhändler und Eingang der entsprechenden Rückmeldung bzw. des Nachweises
oder
- Übernahme des Leasingrads und Bestätigung der Übernahme durch Bikeleasing
Erst nach Vorliegen einer dieser Informationen wird die Berechnung der Nutzungsentschädigung beendet.
FAQ / Zusätzliche Hinweise |
Kann eine Nutzungsentschädigung berechnet werden, wenn keine Erinnerungs-E-Mail eingegangen ist?
Ja.
- Die Leasinglaufzeit ist auf 36 Monate begrenzt.
- Das Leasingende steht somit bereits bei Vertragsbeginn fest und kann jederzeit dem Leasingvertrag entnommen werden.
Der Erhalt einer Erinnerungs-E-Mail hat keinen Einfluss auf die Berechnung einer Nutzungsentschädigung. Diese kann anfallen, wenn nach Leasingende keine Information über die Rückgabe oder Übernahme des Leasingrads vorliegt.
Wird die Nutzungsentschädigung bei einer späteren Übernahme des Leasingrades auf den Übernahmepreis angerechnet?
Nein.
- Die Nutzungsentschädigung und der Übernahmepreis sind voneinander unabhängige Vorgänge.
Die Nutzungsentschädigung entsteht für die Nutzung bzw. den nicht geklärten Verbleib des Leasingrads nach dem vertraglichen Leasingende und wird daher nicht auf einen späteren Übernahmepreis angerechnet.
Die Entscheidung zum Leasingende wurde vergessen. Können dennoch Nutzungsentschädigungen anfallen?
Ja.
- Auch wenn die Entscheidung zum Leasingende versehentlich nicht rechtzeitig hinterlegt wurde, können Nutzungsentschädigungen anfallen.
Wir empfehlen daher, die Entscheidung zum Leasingende frühzeitig im Bikeleasing-Service Portal zu hinterlegen und den Vorgang zeitnah abzuschließen.
Bedeutet eine Nutzungsentschädigung, dass sich der Leasingvertrag verlängert?
Nein.
- Die Berechnung einer Nutzungsentschädigung führt nicht zu einer Verlängerung des Leasingvertrags.
- Der Leasingvertrag endet zum vertraglich vereinbarten Datum.
- Die Nutzungsentschädigung dient lediglich als Ausgleich für die weitere Nutzung bzw. den ungeklärten Verbleib des Leasingrads nach Vertragsende.
Kann das Leasingrad trotz offener Nutzungsentschädigungen noch zurückgegeben werden?
Ja.
- Die Rückgabe des Leasingrads ist weiterhin möglich.
Bereits entstandene Nutzungsentschädigungen bleiben jedoch grundsätzlich bestehen und werden durch die Rückgabe nicht automatisch aufgehoben.
Wird eine Nutzungsentschädigung storniert, wenn nachgewiesen werden kann, dass das Rad rechtzeitig zurückgegeben wurde?
Möglicherweise.
- Kann anhand einer Rücknahmebestätigung oder eines vergleichbaren Nachweises belegt werden, dass das Leasingrad rechtzeitig zurückgegeben wurde, prüfen wir den Sachverhalt gerne.
Bitte beachten: Hierbei handelt es sich stets um eine Einzelfallentscheidung. Eine Stornierung oder Korrektur der Nutzungsentschädigung kann erst nach Prüfung der vorliegenden Unterlagen erfolgen.
Zur Prüfung können die Rücknahmebestätigung oder andere geeignete Nachweise des tatsächlichen Rückgabedatums per E-Mail eingereicht werden.
Bleibt die Nutzungsentschädigung bestehen, wenn die Übernahmeentscheidung erst nachträglich hinterlegt wird?
Ja.
- Bereits entstandene Nutzungsentschädigungen bleiben grundsätzlich bestehen, auch wenn die Übernahme- oder Rückgabeentscheidung erst nachträglich im Portal hinterlegt wird.
- Die Nutzungsentschädigung wird für den Zeitraum nach dem vertraglichen Leasingende berechnet, in dem keine abschließende Übernahme-, Rückgabeentscheidung oder Rückgabe beim Händler vorlag.
Die nachträgliche Hinterlegung der Übernahmeentscheidung führt daher nicht automatisch zur Stornierung bereits entstandener Nutzungsentschädigungen.
Wie kann eine Nutzungsentschädigung vermieden werden?
Eine Nutzungsentschädigung lässt sich vermeiden, wenn rechtzeitig vor bzw. zum Leasingende:
- eine Entscheidung zum Leasingende im Portal hinterlegt wird
- das Leasingrad übernommen oder zurückgegeben wird
- alle erforderlichen Rückmeldungen und Unterlagen rechtzeitig vorliegen
Wir empfehlen, die Entscheidung zum Leasingende frühzeitig im Bikeleasing-Service Portal zu hinterlegen und den Vorgang zeitnah abzuschließen.
Warum erfolgt die Berechnung monatsweise?
- Solange uns keine abschließende Rückgabe- oder Übernahmeentscheidung vorliegt, müssen wir davon ausgehen, dass sich das Leasingrad weiterhin im Besitz des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet.
-
Die Berechnung einer Nutzungsentschädigung pro überzogenem Monat ist vertraglich in Rahmenleasing- und Dienstleistungsvertrag vereinbart.
Daher wird für jeden weiteren überzogenen Monat eine Nutzungsentschädigung berechnet, bis der Verbleib des Leasingrads eindeutig geklärt ist.
- Kann das Leasingrad nach Leasingende weder zurückgegeben noch übernommen werden, da der Mitarbeiter das Rad nicht herausgibt, besteht für den Arbeitgeber grundsätzlich die Möglichkeit, das Leasingrad in das Firmeneigentum zu übernehmen.
Die weitere Klärung hinsichtlich der Herausgabe oder des Verbleibs des Leasingrades muss anschließend direkt zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter erfolgen.
- Wir empfehlen in einem solchen Fall, sich rechtlich beraten zu lassen und gegebenenfalls weitere Schritte einzuleiten.
Daher empfehlen wir, den Sachverhalt möglichst zeitnah zu klären.
Warum wurde die Nutzungsentschädigung nicht per SEPA-Lastschrift eingezogen?
- Auch wenn im Rahmen des Leasingvertrags ein SEPA-Lastschrift für die Leasingraten erteilt wurde, gilt diese nicht für in Rechnung gestellte Nutzungsentschädigungen.
Bei einer Nutzungsentschädigung handelt es sich nicht um eine reguläre Leasingrate innerhalb der vereinbarten Vertragslaufzeit, sondern um eine Zahlung, die aufgrund der Nutzung bzw. des ungeklärten Verbleibs des Leasingrads nach Leasingende entsteht.
Nutzungsentschädigungen werden daher grundsätzlich mit der Zahlungsart Überweisung in Rechnung gestellt und sind sofort und ohne Abzug zur Zahlung fällig.
Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Rechnung sowie der Hinweis auf das bereits beendete Leasingverhältnis besondere Aufmerksamkeit erhalten und nicht versehentlich übersehen werden. Die Zahlung ist daher eigenständig durch den Rechnungsempfänger vorzunehmen.